¿Te has sentido abrumado por la cantidad de tareas que te impiden centrarte en lo verdaderamente estratégico? 

Si eres líder o dueño de una pyme, probablemente te reconozcas en la historia: trabajas incansablemente, asumiendo casi todas las responsabilidades, porque crees que nadie más puede hacerlo tan bien como tú. Sin embargo, este enfoque, aunque comprensible, puede frenarte y limitar el crecimiento de tu empresa.

La solución para superar esta crisis de autonomía es la delegación. Aprender a delegar de manera efectiva no solo aligera la carga de trabajo, sino que también impulsa el crecimiento al permitir que el líder se centre en tareas estratégicas y en el desarrollo de la organización. 

En este artículo, exploraremos la importancia de delegar, cuándo y cómo hacerlo, y analizaremos diversas propuestas que te ayudarán a determinar el momento adecuado de crecer y delegar.

Qué es la delegación y por qué es importante

La delegación es el proceso mediante el cual un líder transfiere la responsabilidad de realizar tareas específicas a otros miembros del equipo. Este proceso no solo libera tiempo para que los directivos se enfoquen en actividades de mayor valor, sino que también empodera al equipo al otorgarles mayor autonomía y la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades. 

Según estudios de Gallup, los CEOs que delegan eficazmente generan hasta un 33% más de ingresos, lo que demuestra que delegar está estrechamente vinculado a una mayor productividad y éxito empresarial.

Sin embargo, delegar correctamente es un arte. La descentralización de funciones es vital para que una empresa evolucione de una estructura centralizada a una organización profesionalizada, en la que el líder se convierte en el director estratégico y deja que equipos especializados manejen la ejecución. 

Este cambio de paradigma es fundamental para generar un ambiente de confianza, innovación y eficiencia, elementos clave para la sostenibilidad de la empresa.

Perspectivas sobre cuándo y cómo delegar

Existen diversas filosofías y enfoques para decidir cuándo y cómo delegar. No todas las tareas pueden (o deben) ser delegadas. Por ejemplo, actividades críticas como evaluaciones de desempeño o decisiones estratégicas deben permanecer en manos del líder, ya que requieren un conocimiento profundo del negocio y una visión integral del equipo. 

Sin embargo, muchas tareas del día a día no requieren supervisión directa. Si existe una tarea que regularmente realizas a pesar de saber que otro miembro del equipo está capacitado para hacerla, es hora de delegarla.

La transferencia adecuada de responsabilidades no solo alivia la carga del líder, sino que también contribuye a desarrollar las habilidades de los colaboradores y crea un ciclo virtuoso de crecimiento y eficiencia.

La regla del 70%

Una estrategia práctica y fácil de recordar es la regla del 70%. Esta regla establece que si otra persona puede realizar una tarea al menos al 70% tan bien como tú, deberías delegarla. ¿Qué significa esto en la práctica? Considera que, al ceder el 30% de la perfección, permites que tu equipo se fortalezca y adquiera experiencia, lo que a la larga beneficiará al negocio.

Por ejemplo, si eres responsable de crear un informe complejo y un miembro de tu equipo puede completarlo con una calidad que se aproxima al 70% de la tuya, delegar esa tarea te permitirá enfocarte en otros aspectos estratégicos, sin que la calidad del resultado se vea comprometida significativamente. 

La idea es entender que la perfección absoluta en cada detalle no siempre es necesaria, y que el crecimiento organizacional se apoya en la capacidad de multiplicar esfuerzos a través de la delegación. Separar el ego de la gestión y confiar en las habilidades de tu equipo es fundamental para seguir creciendo.

La regla del 120%

La regla del 120% es una forma sencilla y efectiva de analizar la carga de trabajo en relación con el tiempo disponible. 

De las 24 horas del día, en promedio, trabajamos entre 8 y 10. Si observas que comienzas a necesitar el 120% de ese tiempo – es decir, 12 horas de trabajo efectivo – para cumplir con todas tus obligaciones y alcanzar los objetivos en los tiempos estipulados, es un claro indicativo de que necesitas delegar.

Esta regla nos invita a reconocer nuestros límites y a entender que si la carga de trabajo excede significativamente nuestras capacidades, delegar tareas no es una señal de debilidad, sino una estrategia necesaria para mantener la eficiencia y la salud mental. 

Delegar en este contexto permite redistribuir responsabilidades y liberar tiempo para que te concentres en las áreas estratégicas que realmente aportan valor.

El principio de Pareto y la delegación

El principio de Pareto, conocido como la regla del 80/20, nos muestra que aproximadamente el 80% de nuestros resultados proviene del 20% de nuestros esfuerzos. 

Es decir, que si te cuesta delegar porque piensas que nadie podrá hacerlo tan bien como tú, esta regla te ayudará a desprenderte. Si la mayor parte de tu trabajo tiene un impacto limitado en el éxito de tu negocio, lo más inteligente es delegarlo y concentrarte en lo que realmente importa.

Aplicado a la práctica concreta de la delegación, el modelo de Pareto se reformula como 10/80/10.

Una vez que decides delegar una tarea, la primera fase, el 10%, recae sobre ti: es tu responsabilidad establecer objetivos claros, definir expectativas y proporcionar todas las herramientas e instrucciones necesarias. Esto sienta las bases para que la tarea se ejecute correctamente.

A continuación, el 80% del trabajo debe realizarlo la persona a la que delegas. Aquí es donde dejas de aferrarte a cada detalle y permites que tu equipo se empodere y demuestre su capacidad.

Finalmente, en el último 10% es tu turno de revisar, ajustar y dar esos toques finales que aseguren la calidad del resultado. 

Al aplicar esta regla, liberas tu tiempo para concentrarte en actividades estratégicas, sabiendo que incluso con una ligera merma en el rendimiento, el impacto negativo se ve compensado por el crecimiento general del negocio. Delegar no es perder el control, es potenciar la eficiencia y el crecimiento de tu organización.inteligente.

Cómo Taskia te ayuda a delegar mejor

Para los líderes que buscan optimizar la gestión y la delegación, Taskia se presenta como una herramienta esencial. Con Taskia, puedes centralizar todas las tareas y procesos en un solo espacio, lo que facilita la asignación de responsabilidades y el seguimiento de los resultados.

Taskia permite organizar y visualizar tus proyectos de manera intuitiva a través de diferentes tipos de vistas: Cascada o listas de tareas, tableros Kanban o diagramas de Gantt. Esto te brinda la flexibilidad para adaptarte a las necesidades de cada proyecto y para poder identificar rápidamente cuáles tareas puedes delegar y cuáles requieren tu atención directa. 

Además, Taskia te ayuda a mejorar tu capacidad para delegar al facilitar el seguimiento efectivo del progreso de las tareas. Por medio de una ventana especial con múltiples funcionalidades, puedes monitorear cada detalle de la evolución de cada hito y mantener una comunicación clara con tu equipo.

Con Taskia, liberarás tiempo para concentrarte en las áreas estratégicas de tu negocio, impulsas el crecimiento y la innovación, mientras tu equipo asume responsabilidades de forma proactiva y alineada con los objetivos corporativos.

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