Muchos equipos invierten en herramientas de gestión de proyectos con grandes expectativas. Pero si no se mide su impacto, esa inversión puede convertirse en un gasto más. El ROI nos devuelve esa info.
La pregunta clave para cualquier gerente o tomador de decisiones es: ¿está valiendo la pena lo que estamos pagando? En esta nota, te mostramos cómo calcular el ROI de tu gestión de proyectos y tomar decisiones basadas en datos.
👉 Regístrate gratis en Taskia y empieza a evaluar el rendimiento real de tu equipo.
¿Qué es el ROI en gestión de proyectos?
El ROI (Return on Investment o Retorno sobre la Inversión) es una métrica que compara lo que se gana frente a lo que se invierte. En el contexto de la gestión de proyectos, esto se traduce en beneficios como:
- Ahorro de tiempo operativo.
- Mejora en la entrega de proyectos.
- Reducción de errores y retrabajos.
Fórmula básica del ROI
ROI = [(Beneficio obtenido – Inversión) / Inversión] x 100
¿Qué incluye la inversión?
- Costos de la herramienta (mensual o anual).
- Tiempo de capacitación inicial.
- Recursos dedicados a la implementación.
¿Y los beneficios?
- Tiempo ahorrado por automatizaciones.
- Mejora en cumplimiento de deadlines.
- Reducción en pérdidas por errores o tareas duplicadas.
- Capacidad de tomar decisiones más rápido.
Caso práctico simplificado
Una empresa de marketing digital con 10 personas decide implementar una herramienta de gestión para reemplazar sus planillas y reuniones eternas.
Antes de la herramienta:
- 10 horas semanales perdidas en coordinación.
- 3 tareas duplicadas por semana.
- 15% de entregas fuera de plazo.
Después de 2 meses de implementación:
- 6 horas de coordinación semanal (ahorro de 4).
- 0 tareas duplicadas.
- 95% de entregas a tiempo.
Cálculo estimado:
- Ahorro mensual en horas: 4 x 4 semanas x 10 personas = 160 horas
- Costo promedio por hora = USD $15 → 160 x 15 = USD $2.400
- Inversión mensual en herramienta: USD $80
ROI = [(2400 – 80) / 80] x 100 = 2900%
Cómo medir beneficios reales (más allá de las finanzas)
- Velocidad de entrega: ¿cuántos proyectos o tareas se entregan más rápido desde que se implementó la herramienta?
- Visibilidad: ¿cuántas decisiones se tomaron antes gracias a tener datos claros?
- Satisfacción del equipo: ¿mejoró el clima laboral al tener mayor claridad y menos frustraciones?
📌 Lee más sobre cómo crear equipo imbatibles: Qué hace que un equipo funcione (y qué no): aprendizajes de los líderes que lo logran
Errores comunes al medir el ROI
- Medir solo lo financiero y no el tiempo ganado.
- No comparar contra un período base (pre implementación).
- No involucrar al equipo en la evaluación.
- Esperar beneficios inmediatos sin un tiempo de adaptación.
¿Qué métricas deberías seguir?
- % de tareas entregadas a tiempo.
- Tiempo medio de planificación y coordinación.
- Tiempo de resolución de bloqueos.
- Feedback del equipo sobre claridad y autonomía.
📚 También te puede interesar: Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos según el tamaño y madurez de tu equipo
Conclusión: Si no lo mides, no lo puedes mejorar
El valor de cualquier herramienta no está en lo que promete, sino en lo que logra. Si no mides el antes y el después, estás a ciegas.
👉 Regístrate gratis en Taskia y empieza a gestionar tus proyectos con datos reales.
Sigue aprendiendo
La gestión de proyectos no debería ser solo una cuestión de intuición. Medir el retorno de lo que haces te permite justificar inversiones, defender presupuestos y, sobre todo, mejorar con base en datos reales.
Calcular el ROI no es solo para grandes empresas: cualquier equipo que quiera trabajar mejor puede hacerlo.
💡 Empieza hoy mismo a medir. Y si quieres ver resultados reales, prueba Taskia gratis.
Ver en español