Imagina por un momento que todos los miembros de tu equipo están concentrados en tareas de alto impacto: pronto, observas que los objetivos estratégicos se alcanzan, los resultados mejoran y la satisfacción crece. 

Lamentablemente, este escenario ideal no siempre es tan fácil de lograr. Cuando las responsabilidades se multiplican y los plazos son ajustados, solemos caer en la trampa de que las tareas urgentes consumen nuestro tiempo y energía, y perdemos el foco de cuáles son las tareas clave para el cumplimiento de nuestros objetivos.  

En este artículo vamos a analizar una de las metodologías más eficaces para priorizar el trabajo. Se trata de la matriz de gestión del tiempo desarrollada por el experto en liderazgo Stephen Covey, que nos enseña a distinguir entre lo urgente y lo importante. ¿Cómo? Permitiéndonos visualizar las tareas para jerarquizarlas y priorizarlas de la mejor manera.

Urgente vs. Importante: visualizando las prioridades

De acuerdo con un estudio de McKinsey, las herramientas visuales pueden aumentar la productividad hasta un 15%. Sin embargo, su adopción sigue siendo baja: apenas uno de cada cuatro encuestados en este estudio declararon utilizar herramientas visuales para tareas clave como equilibrar la carga de trabajo y priorizar recursos.

En la propuesta de Covey, también conocida como Matriz de Eisenhower, se representa la totalidad del tiempo de trabajo en cuatro cuadrantes en los que se enumeran las actividades de acuerdo con su potencial impacto: 

• Cuadrante I: Urgente e importante: Son las tareas críticas que requieren atención inmediata y tienen un alto impacto en el negocio, como pueden ser resolver una crisis con un cliente clave o corregir un fallo en un software que impide ventas. Estas tareas deben abordarse de inmediato para evitar consecuencias negativas.
• Cuadrante II: Importante pero no urgente: Las actividades estratégicas que aportan valor a largo plazo y pueden planificarse. Ejemplos de esto pueden ser la creación de una estrategia de marketing digital o la mejora de procesos internos. Deben asignarse en la agenda para evitar que queden relegadas.
• Cuadrante III: Urgente pero no importante: Aquellas tareas que requieren acción rápida pero tienen poco impacto real, como la respuesta de correos de rutina o la atención de llamadas no esenciales. Debemos buscar la manera de delegarlas o automatizarlas.
• Cuadrante IV: Ni urgente ni importante: Son las distracciones que restan productividad y deben minimizarse. Un ejemplo de esto puede ser algo que sufren muchos equipos, sobre todo en la era del trabajo remoto: las reuniones innecesarias. Son tareas que se deben reducir al mínimo o incluso eliminar.

Tal como indica el estudio de McKinsey, la mayoría de las empresas no aprovechan estos métodos de probada eficacia para mejorar la gestión del tiempo y las prioridades. En este sentido, una herramienta como Taskia, por la facilidad que ofrece para visualizar, organizar y clasificar las tareas, contribuye a mejorar la capacidad para priorizar y distribuir el tiempo de trabajo.

Cuando desarrollamos Taskia nos propusimos ir más allá. Sabemos que en un mundo ideal las tareas urgentes e importantes serían pocas y manejables. Sin embargo, la realidad suele ser distinta a la teoría, y muchas veces nos encontramos con múltiples tareas dentro del Cuadrante I al mismo tiempo.

Por eso, introdujimos en la plataforma el concepto del impacto. Veamos de qué se trata.

¿Qué hacer cuando todo es urgente e importante? La importancia del impacto

Cuando todo parece urgente e importante, saber elegir por dónde empezar y qué priorizar es decisivo. Así, el impacto se convierte en el criterio definitivo para ordenar las tareas y tomar decisiones estratégicas. 

Cuando pensamos en un proyecto de manera global, notamos que no todas las tareas urgentes e importantes tienen el mismo peso. Al incorporar el concepto de impacto, podemos entonces entender cuál es la relevancia que una tarea tiene en relación con la totalidad del proyecto. 

Este enfoque basado en impacto es clave porque evita la parálisis ante la acumulación de tareas urgentes y permite tomar decisiones con mayor claridad y efectividad.

¿Cómo estructurar la toma de decisiones en base al impacto?

Según McKinsey, una estrategia efectiva para gestionar múltiples tareas urgentes sin comprometer la calidad del trabajo consiste en tres pasos clave:

Paso 1: Identificar la relación de la tarea con los objetivos estratégicos

¿Nuestro foco está en la satisfacción del cliente, la estabilidad operativa o el crecimiento del negocio? Clasificar las tareas según su alineación con estos objetivos permite diferenciar lo realmente crítico de lo que puede esperar un poco más

Paso 2: Definir iniciativas concretas

¿Cuál de las tareas generará el mayor retorno en términos de eficiencia, ingresos o satisfacción del cliente? Esto permite asignar recursos y esfuerzos de manera más efectiva.

Paso 3: Secuenciar la ejecución

El paso final es establecer un orden lógico de ejecución de acuerdo a cómo resolvimos lo anterior. Atender primero las tareas que desbloquean otras actividades o que evitan consecuencias graves puede mejorar la productividad y reducir la presión en el equipo.

Una vez que hemos definido la secuencia de las tareas, existen algunas estrategias adicionales que nos permitirán avanzar de manera más ordenada y eficaz: 

• Agrupar tareas relacionadas para abordarlas en conjunto y reducir la dispersión de esfuerzos.
• Delegar o redistribuir responsabilidades dentro del equipo para evitar la sobrecarga en una sola persona.
• Establecer tiempos límite para cada tarea, asegurando que ninguna absorba más recursos de los necesarios.

Este enfoque ayuda a convertir la gestión de lo urgente y lo importante en un proceso manejable, y sobre todo alineado con los objetivos de tu organización. 

Las funcionalidades de Taskia: de la teoría de Covey al impacto

Taskia es una plataforma desarrollada a partir de una amplia experiencia y conocimiento acerca la gestión de proyectos. Los conceptos que hemos desarrollado arriba, desde la teoría de Covey hasta el análisis del impacto, fueron incorporados en la plataforma a través de distintas funcionalidades:  

• La visualización está facilitada a través de opciones de vista diferentes (Table, Gantt y Kanban), que permiten adaptarse a las necesidades de cada proyecto. 
• Para que se puedan aplicar los valiosos consejos de Covey de manera efectiva, incluimos la posibilidad de establecer la urgencia e importancia de las tareas de acuerdo con cuatro categorías (Baja, Media, Alta, Ninguna).
• Finalmente, incluimos la funcionalidad de impacto, que permite asignar un valor específico a cada tarea según el impacto que tiene dentro de un conjunto, lo que ayuda a los colaboradores a establecer una correlación entre las tareas y los objetivos generales.  

Ingresa a nuestra esta demo para ver a Taskia en acción y observar las funcionalidades diseñadas para maximizar el potencial de tu equipo. 

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