Sabemos que los tableros Kanban son una herramienta visual muy provechosa para gestionar proyectos. Al mismo tiempo, el verdadero poder de esta metodología radica en las personas que la utilizan. A menudo, nos enfocamos en la parte técnica de Kanban: las tarjetas, las columnas, los límites de trabajo en progreso (WIP). Sin embargo, para sacar el máximo partido de esta metodología, debemos profundizar en la dimensión humana. Al ejercer liderazgo positivo en nuestro equipo, podemos lograr más y mejores resultados.

¿Cómo podemos hacer que Kanban sea una herramienta aún más efectiva?

• Involucra a tu equipo: piensa en que más allá del uso de la herramienta, lo que deseas implementar es la filosofía de trabajo. Al involucrar a todo el equipo en la creación y mejora continua del tablero, fomentas la autonomía y la responsabilidad. Si todos sienten que forman parte de la creación desde el inicio, suele ser más fácil la implementación en el tiempo.
• Identifica prioridades en equipo: muchas veces, las decisiones de son definidas por la gerencia, mientras el equipo se encarga únicamente de ejecutar. Puedes cambiar esto al invitar al equipo a formar parte del proceso de decisión. Si bien puede tomar más tiempo este enfoque, la realidad es que las personas saldrán mucho más convencidas de lo que tienen que hacer.
• Delega los cuellos de botella: prueba dejando que las mismas personas sean responsables de proponer y ejecutar estrategias para la resolución de inconvenientes. Entrega la responsabilidad de resolver un cuello de botella a alguien del equipo.  De nuevo, puede que sea un enfoque en el que tengas que invertir más tiempo, pero los resultados a mediano y largo plazo serán más efectivos. Lee también: Confianza en la Gestión de Equipos: La Clave para el Éxito
• Implementa el microaprendizaje: propón la implementación de sesiones cortas de aprendizaje de apenas 15 minutos -pueden ser en un break de café o al inicio de la jornada- donde un miembro del equipo comparta algo de valor a los demás en relación al uso de Kanban. Así puede fluir el conocimiento y experiencia entre todos.
• Permite el flujo de ideas: es importante contribuir con un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos expresando sus preocupaciones y sugerencias. A veces los líderes se anticipan a tomar decisiones o mantienen una posición firme sin darse la oportunidad de realmente escuchar otros puntos de vista valiosos. La comunicación abierta es clave para identificar y resolver problemas de manera rápida y eficiente.
• Promueve el refuerzo positivo: sabemos que reconocer y celebrar los logros motiva al equipo y refuerza comportamientos positivos, sin embargo, es muy común que nos enfoquemos en el día a día y subestimemos dedicar tiempo para esto. A veces, es porque pensamos que tiene que ser un gran evento o representar una inversión material. La realidad es que tomarte dos minutos para brindar una felicitación específica a alguien es muy posible y puede cambiar por completo su día para promover su enfoque.
• Fomenta la mejora continua: implementa puntos de control regulares para identificar áreas de mejora y realizar ajustes. Al cierre de cada proyecto es una buena práctica. También puede ser al cierre de la semana o mes. Lo importante es dedicarle un tiempo específico. Cualquier persona del equipo puede promover estos encuentros, así la responsabilidad de que ocurran no recae en una única persona, sino que todos se sienten con la apertura para hacerlo.

Más allá de las tarjetas y las columnas, Kanban es una filosofía que empodera a los equipos y fomenta una cultura de mejora continua. Al involucrar a todos los miembros en la creación y gestión del tablero, se fomenta la autonomía y la responsabilidad.